AVG-beleid: Relational Mission Nederland

AVG-beleid voor Relational Mission Nederland 

AVG betekent: (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

1. Inleiding 

Relational Mission Nederland hecht veel waarde aan de privacy en bescherming van persoonsgegevens van onze leden, bezoekers en andere betrokkenen. Dit document beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens en beeldmateriaal, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid is bedoeld als een algemeen kader en kan verder worden aangepast op basis van specifieke behoeften en situatie.

2. Doeleinden van de gegevensverwerking

Relational Mission Nederland verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder:

  • Het onderhouden van contact met medewerkers, bezoekers en vrijwilligers.

  • Het faciliteren van activiteiten en evenementen (zoals: evenementen, diensten, bijeenkomsten en bijeenkomsten van kleinere groepen).

  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie.

  • Het maken van foto's en video's tijdens evenementen, diensten en andere activiteiten.

  • Het uitvoeren van administratieve en organisatorische taken die verband houden met de activiteiten van de organisatie.

3. Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen onder meer de volgende gegevens omvatten:

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht en verwanten.

  • Gegevens over deelname aan activiteiten of diensten.

  • Gezondheidsgegevens zoals allergenen of andere relevante informatie.

  • Financiële gegevens, zoals donaties of bijdragen aan de organisatie.

  • Foto’s en video’s die tijdens evenementen of activiteiten worden genomen.

4. Foto’s en video's

Relational Mission Nederland maakt regelmatig foto's en video's tijdens evenementen, diensten en andere activiteiten. Deze worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Documentatie van activiteiten voor interne doeleinden.

  • Promotie van activiteiten via sociale media, nieuwsbrieven en de website.

  • Verslaglegging van activiteiten en evenementen.

Toestemming voor het maken en publiceren van foto's:

  • Bij registratie voor een evenement of activiteit kan expliciete toestemming worden gevraagd voor het maken en gebruiken van foto's of video's van deelnemers.

  • Indien nodig kan een schriftelijke of digitale toestemmingsverklaring worden gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal.

  • Personen die bezwaar hebben tegen het maken van foto's kunnen dit vooraf aangeven, zodat we daar rekening mee kunnen houden.

  • Tijdens publieke bijeenkomsten en evenementen van meer dan 50 personen wordt een specifieke locatie in de ruimte aangewezen als "fotovrije zone", een ruimte waar het maken van foto's niet is toegestaan. Als u niet gefotografeerd wilt worden, kunt u tijdens deze bijeenkomsten gebruik maken van deze zone.

5. Grondslagen voor gegevensverwerking

De verwerking van persoonsgegevens door Relational Mission Nederland is gebaseerd op de volgende grondslagen:

  • Toestemming: Voor het gebruik van foto’s en specifieke persoonsgegevens wordt in veel gevallen toestemming gevraagd.

  • Gegevensverwerking: We verwerken gegevens omdat dit nodig is om onze diensten en activiteiten goed uit te voeren.

  • Wettelijke verplichting: In sommige gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens te verwerken op basis van wettelijke vereisten. (Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een VOG voor onze vrijwilligers en medewerkers)

  • Gerechtvaardigd belang: Voor de communicatie over en promotie van onze activiteiten kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben om persoonsgegevens te verwerken.

6. Bewaren van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Foto's en video's die voor promotionele doeleinden worden gebruikt, kunnen voor langere tijd bewaard blijven, tenzij een betrokkene bezwaar maakt tegen het gebruik van het materiaal.

Persoonsgegevens worden bewaard in de volgende applicaties:

  • ChurchSuite is een applicatie die specifiek ontwikkeld is voor kerkelijke organisaties om processen te borgen. ChurchSuite streeft ernaar om gegevens, beschermingsmaatregelen en naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in alles wat ze doen te waarborgen. Voor meer informatie over ChurchSuite en hoe deze applicatie omgaat met beveiliging van persoonsgegevens verwijs ik u naar: https://churchsuite.com/gdpr/

  • Documenten gerelateerd aan het RM-NL familieweekend worden bewaard in Google Drive, het kan noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te verwerken in deze documenten. Voor meer informatie over hoe Google Drive omgaat met de beveiliging van persoonsgegevens verwijs ik u naar: https://cloud.google.com/privacy/gdpr/.

  • Andere officiële procedures en documenten worden bewaard op STACK-cloudopslag van Trans-IP. Het kan noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te verwerken in deze documenten. Voor meer informatie over hoe Trans-IP omgaat met de beveiliging van persoonsgegevens verwijs ik u naar: https://www.transip.nl/legal-and-security/privacy-policy/ 

  • Voor het versturen van nieuwsbrieven maakt Relational Mission Nederland gebruik van Mailchimp, een betrouwbare e-maildienst. Bij het inschrijven voor onze evenementen vragen wij expliciet om toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken. Deze toestemming wordt vastgelegd en kan op elk moment door u worden ingetrokken. Mailchimp voldoet aan de vereisten van de AVG en zorgt ervoor dat persoonsgegevens, zoals uw naam en e-mailadres, veilig worden opgeslagen en verwerkt. Wij delen uw gegevens niet met derden en gebruiken deze uitsluitend voor het versturen van nieuwsbrieven met informatie over onze activiteiten, evenementen en diensten.
    In elke nieuwsbrief bieden wij een duidelijke mogelijkheid om u af te melden (unsubscribe). Na afmelding worden uw gegevens niet langer gebruikt voor dit doel en worden ze verwijderd uit onze mailinglijst. Voor meer informatie over de privacy maatregelen van Mailchimp verwijzen wij naar hun privacybeleid: https://mailchimp.com/gdpr/ .

7. Rechten van betrokkenen

Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, daarnaast is het mogelijk inzage in deze gegevens te krijgen.

  • Correctie: U kunt verzoeken om onjuiste gegevens te laten corrigeren.

  • Verwijdering: U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om deze te bewaren.

  • Beperking: U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld als u twijfelt over de juistheid van de gegevens.

  • Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld tegen het gebruik van foto’s voor marketingdoeleinden. Dit kunt u aangeven bij uw aanmelding voor een evenement of activiteit.

  • Data Overdraagbaarheid: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, PDF formaat te ontvangen en door te geven aan een andere verantwoordelijke.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Relational Mission Nederland neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen en om onrechtmatige toegang, verlies of vernietiging van gegevens te voorkomen.

9. Delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld met IT integraties zoals genoemd in hoofdstuk 6. Alle derde partijen waarmee wij samenwerken, hebben zich verplicht om de persoonsgegevens te beschermen en te verwerken in overeenstemming met de AVG.

De AVG-functionaris ziet erop toe dat dit beleid zorgvuldig wordt nageleefd. 

Hieronder volgen enkele voorbeelden van wat wel of juist niet gedaan moet worden vanuit het perspectief van de AVG:

Wat wél te doen als gebruiker:

  • Toestemming vragen bij e-mailnieuwsbrieven: Vraag expliciet of mensen toestemming willen geven om hun e-mailadres te gebruiken voor het verzenden van nieuwsbrieven.

  • Verzamel alleen wat nodig is: Als je een formulier opstelt, vraag dan alleen de gegevens die je echt nodig hebt, zoals een naam en e-mailadres, maar geen geboortedatum als dat niet relevant is.

  • Gegevens goed beveiligen: Sla klantgegevens alleen op in systemen die beveiligd zijn, en sluit altijd je computer af wanneer je deze verlaat.

  • Duidelijke uitleg geven: Als een iemand vraagt waarom je gegevens nodig hebt, leg dit helder en in eenvoudige taal uit.

  • Documenten op de juiste plaats opslaan: Zorg dat je bestanden met persoonsgegevens alleen op beveiligde netwerkschijven of goedgekeurde cloudomgevingen opslaat, de systemen zoals genoemd in hoofdstuk 6.

Wat níet te doen als gebruiker:

  • Privégegevens noteren zonder reden: Noteer geen gevoelige informatie, zoals telefoonnummers of adressen, als je deze niet persé nodig hebt.

  • E-mails versturen naar meerdere mensen zonder BCC: Verstuur geen groepsmail met meerdere adressen in de aanhef, waarbij je de e-mailadressen van alle ontvangers zichtbaar maakt voor anderen.

  • Gegevens op een USB-stick opslaan: Vermijd het opslaan van persoonsgegevens op een USB-sticks of externe schijven, gebruik altijd de goed gekeurde cloud omgeving genoemd in hoofdstuk 6.

  • Onbevoegden toegang geven: Laat andere personen zonder de juiste rechten geen toegang krijgen tot systemen of dossiers met persoonsgegevens.

  • Delen op sociale media: Deel nooit foto's, video's of andere informatie van bezoekers, vrijwilligers of medewerkers, zonder expliciete toestemming.

10. Contactgegevens

Voor vragen over dit beleid of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met:

Relational Mission Nederland

De AVG functionaris, te bereiken door een email te versturen naar:

E-mail: avg@relationalmission.nl

11. Wijzigingen in dit beleid

Relational Mission Nederland behoudt zich het recht voor om dit AVG-beleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen zullen op de website van de organisatie worden geplaatst en, indien nodig, per e-mail aan de betrokkene worden meegedeeld.

Dit is een specifiek AVG-beleid, dat van toepassing is binnen Relational Mission Nederland. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen op de hoogte zijn van dit beleid en dat zij het naleven.

De laatste versie van dit document zal ten allen tijde publiekelijk beschikbaar zijn op de website van Relational Mission Nederland, daarnaast zal er naar dit document verwezen worden als er gevraagd wordt om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens.